Gestiona incorpora nuevas herramientas de gestión archivística

12.01.2018

Enero 2018.- Gestiona ha incorporado un nuevo módulo de gestión archivística que permite una mayor ática de organización sistemática del fondo documental de cada administración.

Este módulo permite una gestión completa del cuadro archivístico de clasificación, con la posibilidad de determinar en la propia herramienta los plazos y formas de conservación de las series documentales y de definir con detalle los metadatos de descripción y control que posteriormente heredarán los expedientes y documentos electrónicos de cada serie.

El cuadro de clasificación de series se relaciona con el cuadro de funciones y actividades administrativas de cada institución y garantiza que los expedientes sean clasificados correctamente desde el mismo momento de su apertura, facilitando las tareas de gestión, de búsqueda y de elaboración de estadísticas.

Para la descripción de las series y unidades documentales se ha tomado como referencia el esquema de metadatos de gestión de documentos electrónicos (eEMGDE v.2) definido por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos. De esta forma, se asegura el cumplimiento de los requisitos de interoperabilidad semántica entre sistemas de información exigidos por la normativa española de administración electrónica, los cuales regulan, por ejemplo, la formación del archivo electrónico único o la remisión de expedientes a Juzgados y a otras Administraciones Públicas a través del sistema Inside.

Igualmente, en el diseño y configuración del sistema de descripción archivística se ha tenido en cuenta el Modelo Conceptual de Descripción Archivística (NEDA-MC) propuesto por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), incluidas sus recomendaciones sobre especificación y desarrollo de los datos.

Por último, cabe destacar que este módulo de gestión archivística facilita la correcta trasferencia de los expedientes al sistema de archivo definitivo que utilice la organización, generando paquetes SIP [Submission Information Package] compatibles con cualquier aplicación de archivo de preservación que siga el modelo OAIS [Open Archival Information System] avalado por la ISO 14721.

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